Die Jahresabrechnung: Infos für Mieter und Vermieter

Die Jahresabrechnung ist für Mieter und Vermieter ein wichtiges Dokument, das die tatsächlichen Kosten und den Energieverbrauch über eine Abrechnungsperiode hinweg darstellt. Meist umfasst diese 12 Monate. Der Beitrag erklärt alles Wichtige rund um die Jahresabrechnung.

Was ist die Jahresabrechnung?

Die Jahresabrechnung ist eine detaillierte Aufstellung des tatsächlichen Energieverbrauchs eines Haushalts über den Zeitraum eines Jahres. Sie vergleicht die angefallenen Kosten mit den bereits geleisteten Abschlagszahlungen. Die Aufstellung zeigt, ob eine Nachzahlung erforderlich ist oder eine Rückerstattung folgt.

Unterscheidung zwischen Grund- und Arbeitspreis

Der Energiepreis setzt sich aus dem Grundpreis und dem Arbeitspreis zusammen. Der Grundpreis ist ein fester Betrag pro Monat, der Arbeitspreis wird nach Verbrauch pro bezogener Kilowattstunde berechnet. Beide Preise werden auf den Jahreskostenabrechnungen für Fernwärme, Strom oder Gas ausgewiesen.

Lesetipp: Unser Beitrag „Wie setzt sich der Strompreis zusammen?“ erklärt genauer, wie sich Grund- und Arbeitspreis voneinander abgrenzen.

Guthaben und Nachzahlungen bei der Jahresabrechnung

Die Jahresabrechnung gibt darüber Auskunft, ob die geleisteten Abschlagszahlungen die tatsächlich verursachten Kosten abdecken. Hat man mehr bezahlt als verbraucht, wird das Guthaben erstattet. Hat man mehr verbraucht als gezahlt, müssen Sie nachzahlen.

Erfahren Sie mehr über Nebenkosten und wie diese in der Jahresabrechnung gemäß Mietrecht behandelt werden.

Typische Bestandteile einer Jahresabrechnung

Eine Jahresabrechnung der evo für Strom, Gas oder Fernwärme enthält umfassende Informationen, die Ihnen helfen, Ihren Energieverbrauch sowie die damit verbundenen Kosten nachzuvollziehen.

Auflistung der erzeugten Jahreskosten

Diese ergeben sich aus den tatsächlichen Verbräuchen, die im jeweiligen Tarif abgerechnet werden. Auf die Netto-Energiekosten wird die Umsatzsteuer berechnet. Der Bruttobetrag weist somit die Gesamtkosten der Jahresabrechnung inklusive Umsatzsteuer aus.

Verteilung der Kosten: Einzelabrechnung für Mieter

Vermieter erstellen die Jahresabrechnung für eine Wohnung gemäß den Vereinbarungen im Mietvertrag. Dies erfolgt entweder per Umlageschlüssel oder nach tatsächlichem Verbrauch.

Wie wurde mein Energieverbrauch berechnet?

Ihr Verbrauch ergibt sich bei Strom aus der Differenz zwischen dem Zählerstand zur Ablesung und dem Zählerstand des Vorjahres. Der Zählerstand wird entweder vom Netzbetreiber abgelesen oder durch Selbstablesung an den Energieversorger übermittelt. Fehlen Ihre Angaben, nimmt der Versorger eine Schätzung vor. Anders verhält es sich mit Heizenergie. Die Heizkosten werden in Mietwohnungen oft direkt mit dem Vermieter abgerechnet. Dies kann pauschal oder nach individuellem Verbrauch erfolgen.    

Beachten Sie auch unseren Beitrag „Fragen zur Jahresabrechnung bei der evo“. Darin finden Sie zur näheren Erläuterung drei Musterabrechnungen zu Strom, Gas und Fernwärme.

Wie wird der Gas-Energieverbrauch ermittelt?

Der Energieverbrauch wird anhand verschiedener Faktoren ermittelt, die zusammen eine genaue Jahresabrechnung für Gas ermöglichen. Hier sind die wichtigsten Begriffe und ihre Definitionen:

• Der Zählerstand zeigt die vom Zähler gemessene Menge Gas in der Einheit m³ an. Die Differenz zweier Zählerstände ergibt die verbrauchte Menge in einem durch die Zählerstände definierten Zeitraum.
• Der Brennwert beschreibt, wie viel Energie durch die Verbrennung eines Rohstoffs (in unserem Fall Gas) unter bestimmten Bedingungen abgegeben werden kann. Es handelt sich hierbei um einen errechneten Faktor. Der Wert des Faktors ist abhängig von unterschiedlichen Variablen, unter anderem der Temperatur des Zeitraums, in dem das Gas verbrannt wurde. Der Brennwert ist variabel.
• Die Zustandszahl beschreibt das Verhältnis eines Gasvolumens im Normalzustand zum Gasvolumen im Betriebszustand. Der Normalzustand bezieht sich immer auf einen Luftdruck. Da der Luftdruck höhenabhängig ist, muss für jede Verbrauchsstelle eine eigene Zustandszahl ermittelt werden, da durch den Höhenunterschied immer vom Normalzustand abgewichen wird.

Was ist der Abschlag und wie wird dieser berechnet?

Der Abschlag ist ein fester monatlicher Vorauszahlungsbetrag. Er wird auf Basis des voraussichtlichen Jahresverbrauchs festgelegt, der wiederum an Vorjahreswerte oder typische Durchschnittsverbräuche anknüpft.

Wann ist die Jahresabrechnung fällig?

Die Jahresabrechnung bei der evo wird nach einem zwölfmonatigen Abrechnungszeitraum erstellt und im Kundenportal als PDF oder per Post bereitgestellt. Portalkunden werden per E-Mail informiert, sobald die Abrechnung verfügbar ist.

Steuern in der Jahresabrechnung und die Berücksichtigung in der Steuererklärung

In der Jahresabrechnung werden die Energiekosten um die Umsatzsteuer  von 19 % für Strom,  Gas und Fernwärme erhöht. Staatliche Entlastungsbeträge durch die Preisbremsen sind zum 31. Dezember 2023 ausgelaufen. Diese Entlastungen wirkten sich auf die Steuern aus, weil sie als zusätzliches Einkommen behandelt wurden. Das bedeutet, dass die erhaltenen Entlastungsbeträge bei der Steuererklärung für das Jahr 2023 angegeben und versteuert werden mussten, so wie es auch bei normalen Einkünften der Fall ist​.

Vermieter verwenden die Jahresabrechnung auch als Buchhaltungsbeleg. Der Kostennachweis fließt in die steuerliche Ermittlung des Erfolgs einer Vermietung ein. Deshalb ist die Jahresabrechnung für die Steuererklärung unverzichtbar, ob für eine Eigentumswohnung, ein vermietetes Einfamilienhaus oder eine andere Immobilienart.

Mieter können die Kosten in der Regel nicht steuerlich geltend machen. Es gibt aber Ausnahmen, etwa wenn Sie eine selbstständige Tätigkeit im Homeoffice ausüben. Kontaktieren Sie diesbezüglich Ihren Steuerberater.

Verantwortung für die Erstellung der Jahresabrechnung – Pflichten für Vermieter und Hausverwaltung

Vermieter werden durch das Mietrecht verpflichtet, eine fristgemäße Jahresabrechnung der Betriebskosten für ihre Mieter zu erstellen. Sie können diese Pflicht auch von einer professionellen Hausverwaltung erledigen lassen. Die Energiekosten-Jahresabrechnung ist für Vermieter ein zentraler Beleg, auf den sie die Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter stützen.

Prüfung der Jahresabrechnung: Tipps für Mieter

Prüfen Sie die Jahresabrechnungen für Strom, Gas oder Fernwärme sorgfältig, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Unsere kurze Checkliste hilft dabei:

• persönliche Daten und Abrechnungsintervall prüfen,
• Verbrauchsdaten mit den eigenen Aufzeichnungen abgleichen,
• prüfen, ob Grund- und Arbeitspreis vertragsgemäß ausgewiesen und eventuelle staatliche Entlastungsbeträge korrekt berücksichtigt wurden,
• angegebene Abschlagszahlungen mit den getätigten Überweisungen bzw. den gewährten Lastschriften abgleichen,
• prüfen, ob die neuen Abschlagsbeträge realistisch und nachvollziehbar sind und die Fälligkeitstermine passen.

Wo kann ich meinen Energieverbrauch überprüfen?

Ob Strom, Fernwärme oder Gas – Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Ihren Energieverbrauch zu prüfen.

• Oft sind Verbrauchszähler für Heizenergie direkt an den Heizkörpern angebracht. Ihr individueller Verbrauch wird häufig von den beauftragten Abrechnungsunternehmen ausgelesen. Mit der Jahresabrechnung der Nebenkosten für Ihre Mietwohnung erhalten Sie üblicherweise eine Anlage, die den Heizenergieverbrauch darstellt.
• Für Strom steht Ihnen ein Stromzähler für Ihre Wohnung zur Verfügung, an dem Sie den Stromverbrauch ablesen können. Die evo bietet darüber hinaus den  IOMeter an, mit der Sie den Verbrauch transparent und in Echtzeit prüfen können. 

Was ist zu tun, wenn die Jahresabrechnung fehlerhaft ist?

Als Miteigentümer bzw. Vermieter wenden Sie sich bei einer fehlerhaften Jahresabrechnung an die beauftragte Hausverwaltung. Mieter wenden sich gegebenenfalls an den Vermieter. Besteht eine direkte Vertragsbeziehung mit dem Energieversorger, kontaktieren Vermieter oder Mieter diesen, um den Sachverhalt prüfen zu lassen und eine Rechnungskorrektur anzustoßen.

Wo finde ich meine Vertragsdetails?

Ihre Vertragsdetails erhalten Sie bei Abschluss des Vertrags per Post oder E-Mail. Viele Energieversorger versenden ein Willkommensschreiben, in dem die wichtigsten Daten wie Kündigungsfrist, Verlängerungszeitraum und Tarifbezeichnung erfasst sind. Zudem finden Sie die gesuchten Informationen bei einigen Anbietern auf der Jahresabrechnung. Im Online-Kundenportal sind die Daten meist ebenfalls hinterlegt. Außerdem können Sie jederzeit den Kundenservice anrufen und um Auskunft bitten.

Häufige Fragen

Wer ist für die Erstellung der Jahresabrechnung verantwortlich?

Die Jahresabrechnung erstellt der Energieversorger. Sie erhalten für Gas, Strom oder Fernwärme jeweils eine separate Abrechnung.

Wer bekommt die Jahresabrechnung?

Die Jahresabrechnung bekommt der Vertragspartner des Energieversorgers. Dies kann der Vermieter, die Hausverwaltung oder der Mieter sein.

Wann ist die Jahresabrechnung fällig?

In § 40c des Energiewirtschaftsgesetzes (EnWG)  sind die Fristen geregelt. Energieversorger müssen die Jahresabrechnung innerhalb von drei Wochen nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erstellen, wenn ein monatlicher Abschlag vereinbart ist. Andernfalls gilt eine Frist von sechs Wochen.

Was passiert, wenn die Jahresabrechnung nicht genehmigt wird?

Seit dem 05.12.2022 entfaltet die WEG-Jahresabschlussrechnung ohne Beschluss rechtliche Wirkung. Die weiteren Details regelt § 28 Absatz 2 des Wohnungseigentumsgesetzes.